Aprire un ufficio di rappresentanza in Indonesia

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A cura dell’Italian Desk di Dezan Shira & Associates

L’Indonesia rappresenta un mercato estremamente attraente per le società straniere, grazie alla popolazione di oltre 250 milioni di persone  (di gran lunga la maggiore dell’intero sud-est asiatico), la modesta età media (pari a 29 anni, inferiore agli standard dell’area) e una classe media in rapida crescita. Tutto ciò ha spinto numerose aziende straniere a costituire filiali in Indonesia al fine di penetrare nel mercato locale.

Generalmente, le piccole e medie imprese o gli investitori che non dispongono delle risorse delle multinazionali entrano in tale mercato in maniera lenta e graduale, per poter comprendere in maniera graduale tutte le opportunità che esso offre prima di effettuare notevoli investimenti. Per questo motivo, le società che desiderano condurre ricerche di mercato, individuare potenziali partner, fornire servizi post-vendita e di supporto o monitorare l’esecuzione di accordi commerciali con partner locali, ritengono che l’apertura di un ufficio di rappresentanza sia la scelta meno rischiosa e meno costosa.

Le tipologie di uffici di rappresentanza

Esistono due principali tipologie di uffici di rappresentanza:

1) Uffici di rappresentanza con finalità commerciali

 Gli uffici di rappresentanza con finalità commerciali (in inglese “Trade Representative Offices”) rappresentano la tipologia più diffusa e presentano numerose somiglianze con gli uffici di rappresentanza in Asia. In Indonesia sono posti sotto la giurisdizione del Ministero del Commercio. Come avviene di solito per gli uffici di rappresentanza, anche in Indonesia le attività consentite sono limitate. Essi non sono autorizzati ad intraprendere attività commerciali, possedere impianti produttivi e, pertanto, non possono accettare ordini, prendere parte a gare, siglare contratti ed importare, esportare e vendere direttamente prodotti. Agli uffici di rappresentanza è consentito condurre operazioni di marketing e attività a scopo promozionale ed informativo per la società madre. Inoltre, essi costituiscono una rappresentanza legale nel paese ospitante e possono monitorare gli accordi siglati con partner locali, purché l’ufficio di rappresentanza non generi direttamente profitti per conto della società madre.

2) Uffici di rappresentanza “di costruzione”

Gli uffici di rappresentanza di costruzione (in inglese “Construction Representative Offices”) sono ancora più limitati, e vengono creati allo scopo di collaborare e svolgere attività di consulenza con aziende indonesiane operanti nel settore edilizio. A differenza della prima tipologia, questi ultimi ricadono sotto la giurisdizione del Ministero dei Lavori pubblici.

Come costituire un ufficio di rappresentanza?

Prima fase – Costituzione

Per costituire un ufficio di rappresentanza in Indonesia, è necessario preparare la seguente documentazione:

  • Modulo di richiesta, lettera d’intenti
  • Lettera d’incarico rilasciata dalla parent company
  • Lettera dell’ambasciata indonesiana nella nazione della parent company
  • Business plan dell’ufficio di rappresentanza
  • Lettera motivazionale del compagno di lavoro rilasciato dal Ministero per il lavoro
  • Licenza all’assunzione di lavoratori stranieri, se l’ufficio intende impiegarne

Seconda fase – Gestione del personale

Gli uffici di rappresentanza devono avere almeno un impiegato a libro paga, in aggiunta al direttore dell’ufficio. Al momento della costituzione dell’ufficio di rappresentanza, il direttore deve inviare alle autorità competenti alcune informazioni sui dipendenti, tra cui curriculum vitae, attestato di formazione e documento d’identità valido. Gli stranieri possono ricoprire l’incarico di direttore di un ufficio di rappresentanza. In questi casi bisogna dimostrare alle autorità di possedere un adeguato livello di formazione (è richiesta una laurea triennale) in aggiunta ad almeno tre anni di esperienza pregressa in un ambito adiacente. Al fine di rispettare la normativa sul lavoro, se l’ufficio intende impiegare cittadini stranieri sarà necessario assumere tre cittadini indonesiani a svolgere mansioni amministrative o di vertice per ogni impiegato straniero. Nel presentare domanda per il permesso di lavoro per i soggetti stranieri, l’ufficio di rappresentanza deve testimoniare di avere effettivamente cittadini indonesiani nel proprio organico, esibendo copia dei contratti di lavoro e dei loro documento d’identità.

Adempimenti annuali per gli uffici di rappresentanza

Per quanto notevolmente più semplici e sintetici rispetto agli adempimenti e alla documentazione richiesta per le Società a capitale straniero in Indonesia, una serie di adempimenti devono essere rispettati anche dagli uffici di rappresentanza nonostante essi non generino alcun turnover o profitto. I principali riguardano:

  • Presentazione di un report annuale relativo all’operato dell’ufficio (se l’investitore intende prolungare la durata della licenza dell’ufficio);
  • Realizzazione di un deposito fiscale mensile (nonostante l’operato degli uffici di rappresentanza non sia suscettibile di imposta di una tassa sul reddito, essi devono comunque rispettare adempimenti relativi al pagamento dell’IVA sui beni consumati e i servizi legati alle normali attività dell’ufficio);
  • Invio di un report relativo alla previdenza sociale (basato sulla normativa per l’assicurazione sociale indonesiana).

Pertanto, affinché l’investimento pianificato in Indonesia abbia successo, è necessario rispettare meticolosamente tali adempimenti. Nonostante il recente processo di semplificazione, la normativa in materia può essere tuttora di difficile comprensione per le aziende che si approcciano al mercato indonesiano per la prima volta. Sia chi sta considerando un nuovo investimento, sia chi sta valutando l’espansione di operazione precedentemente intraprese, deve condurre un processo di analisi interna e della regolamentazione esistente. In particolare, per le PMI prive delle risorse a disposizione invece delle multinazionali, il ricorso a professionisti è essenziale per realizzare una strategia di successo.


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